イベント初心者向け！「運営マニュアル」に入れるべき5つのチェック事項

イベント運営は準備から当日の進行までやることが多く、「何から手を付ければよいのか分からない」と悩む初心者の方も多いのではないでしょうか。

実際の現場では、ちょっとした連絡ミスや準備不足が大きな混乱につながることもあります。

そんなトラブルを防ぐために役立つのが、必要な情報をしっかり網羅した「運営マニュアル」。本記事では、運営マニュアルに入れておきたいチェック事項などをご紹介します。

初心者が運営マニュアルを作る目的

運営マニュアルを作る最大の目的は、スタッフ全員の認識や役割を確認できる状況をつくることにあります。

実際の現場では、担当の勘違いや連絡漏れ、準備不足など、「聞いていなかった」「知らなかった」といったすれ違いが少なくありません。そんなときにマニュアルがあれば、誰でも同じ情報を確認できるため、ミスの削減だけではなくトラブルの未然防止にも役立つでしょう。

また、トラブルとまではいかなくてもイベントの円滑な進行にはマニュアルが欠かせません。

次に何をすればよいのかと迷ったとき、確認できるものがあるだけでも気持ちに余裕が生まれるはずです。

運営マニュアルに入れておきたい5つのチェック事項

ここからは、初心者がマニュアルを作成する上で押さえておきたい5項目を紹介します。

1.  イベントの基本情報

イベント名や日時、会場、目的などの基本情報は、当たり前のことかもしれませんがスタッフ全員が同じ方向を向くために欠かせません。

また、来場者の想定人数などをざっくりでもまとめておくと、全体像の把握に役立ちます。

2.  担当者・緊急の連絡先

責任者や各担当の名前、連絡先を明記しておくと、困ったときにすぐ相談できます。

また、食材の仕入れ先や機材のレンタル先、終了後の清掃業者など、イベントの協力先もあわせて書いておけば次回以降の参考になります。

3.  タイムスケジュールと仕事内容

準備から本番、そして撤収までの流れを時間割ごとにまとめておくことで、各担当者のスムーズな行動の目安になります。

簡単でOKなので、それぞれの仕事内容までしっかり記載しておけば未経験のスタッフも動きやすくなるでしょう。

4.  備品・持ち物リスト

イベント開催にまつわるトラブルで、非常に困るのが「アイテム不足」です。

マニュアルに必要な機材や消耗品、予備品などを書き出しておくことで忘れ物を防げます。

レンタルする場合は、どこから・何を・いくつと細かくまとめておくと返却時のトラブルを防げます。

5.  トラブル対応

天候悪化や機材トラブル、体調不良者への対応など、イベントにはトラブルがつきものです。

万が一の際にどう行動するかを事前に決めておけば、慌てず冷静に対応できるでしょう。

事前に似たようなイベントで生じたケースなどをリサーチして、よくあるトラブルをまとめておくと安心です。

まとめ

「イベント運営マニュアル」は、特に初心者にとってミスやトラブルを防ぐための重要なアイテムになります。まずは今回紹介した要点を参考に、無理のない範囲で作成してみてください。

また、大勢の参加者が想定されるイベント運営では、衛生管理も重要です。「少数精鋭で清掃にまで手が回らない」という場合は、外注も視野に入れましょう。

株式会社アソスでは、名古屋市を中心に、イベントの巡回清掃や引き渡し清掃なども数多く承っています。清掃の有資格者も在籍するからこその高い技術力で、イベント清掃のご依頼にも柔軟に対応します。現場清掃や衛生対策にお困りの場合は、お気軽にご相談ください。